采购程序

下列程序应遵循采购的商品和服务大于$ 500。下$ 500购买，请参阅 市民银行卡的采购程序 和 应付账款 网站获取进一步的说明。

步骤1：购买申请形式

请购单的形式完成，由部门负责人或其他授权的个人签名。征用及相关配套机制的文档提交给采购部门。请确保有对之前提交购买申请购买足够的资金编入预算。对于受限制的资金，采购申请，还必须由副控制器批准 - 财务报告或控制器。

所有订单超过500 $需要使用采购订单，并且必须在采购申请提交证明文件，如报价单或合同一起，给采购部门批准 之前 的顺序被置于与该供应商。 “确认”订单不只是在紧急情况下可以接受的。业务运营储备导演拒绝确认订单并追究谁提交的商品或服务的成本亲自负责的顺序个人的权利。

步骤2a：购买订单表格

在收到采购申请的形式，采购部门准备采购订单。原来口服被发送到口服的供应商和两个副本被发送到申购部门。粉红色副本是部门的永久文件。黄副本（接收报告）是由该部门被保留，直到收到货物或进行服务。

步骤2b：每年的采购订单

每年购买订单是用来在有限的基础上，以消除重复的申请，以相同的供应商。用品或服务被吸引对这些订单由指定部门代表根据需要，供应商直接联系。

步骤3a：在收到货物或服务的授权支付

所有商品和服务进行审查和/或主管部门授权签署此类收到货物后立即在收到由个人检查。如果货物是完整的关于在接收签名框采购订单，标志和日期的采购订单（黄色副本）的复印件接收的所有项目，并返回黄色副本和发票，应付账款部门。

步骤3B：损害和短缺

如果发现货物因任何理由或如果一个部门想立即返回商品，联系采购部门不能接受的。会作出安排，将货物运至被拾起，并退还给供应商。

步骤3C：分运

如果原始顺序的局部递送已被接收： 

• 使采购订单的接收报告的复印件
• 圈和日期收到的每一项。
• 签名并注明日期的适用分批装运箱。
• 提交这份复印件到与发票一起应付账款部门。重复此过程用于后续部分的出货量。
• 当最终装运被接收，原始黄色形式接收的最终物品上圆和日期;签名并注明日期在接收签字栏和应付账款部门提交此原件。

$ 5,000或以上的订单

当你正在考虑购买$ 5,000或以上的部门，请联系销售商，所以我们可能会引导你通过招标过程之前通知采购总监。采购人员可为您提供样品招标文件和对某些商品合格供应商名单。超过$ 5,000，三（3）书面竞价，报价和/或建议所有购买之前，学院可以提交到采购是必需的。在投标或建议书的副本必须提交随着采购需求采购。对于那些你认为只有一个合格的供应商的订单，则必须启动采购或续约过程之前获得的采购总监的唯一来源理由形式批准。

建议书（RFP）的所有请求应通过采购部门进行协调。请联系道格拉斯maget或克里斯蒂娜·约翰逊，当你准备好 开始 流程。该部门将与模板和有关高校的RFP过程的附加指导为您提供。

变更单

改变顺序用于更改订单的采购订单已生成并提交给供应商后。变更单应完成：

• 取消
• 超过10％的增加总价
• 增加或按年度婆unencumbering资金
• 变化量或个别价格在供应商需要修订采购订单
• 更改帐户号码
• 更新供应商信息

支持文件应当提供变更单只要有可能。更改订单形式是当前不可用网上安可以从采购部门获得。